Отпуск в типовой конфигурации "Зарплата + Кадры"

Вот и лето, сезон, на который приходится максимальное количество ежегодных отпусков. Сегодня мы кратко расскажем, как оформить отпуск работнику, пользуясь программой "Зарплата + Кадры". При этом нам нужно выполнить две основные задачи:

1) предоставить работнику оплачиваемый отпуск гарантированной продолжительности;

2) учесть расходы на оплату отпуска в составе расходов предприятия, определить налоги и сборы с этих сумм.

Право на отпуск гарантируется гражданам Украины, иностранным гражданам и лицам без гражданства, работающим на условиях трудового договора на предприятиях, Законом об отпусках 1 , в ст. 4 которого установлено несколько видов отпусков, отличающихся продолжительностью, условиями предоставления и оплаты. Мы рассмотрим только порядок предоставления ежегодных отпусков, а также бухгалтерский учет и налогообложение расходов на их оплату.

1 Закон Украины от 15.11.96 г. №504/96 "Об отпусках", с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Украины от 02.11.2000 г. №2073-III.

В документах, приведенных в таблице 1, при проведении расчетов используют информацию справочников, основные из которых приведены в таблице 2.

Таблица 1

Документы, которые используются в программе для учета отпусков

Документ Назначение Хозяйственная операция Печатная форма Приказ по отпуску Ввод информации об отпусках, расчет сумм отпускных с использованием средней заработной платы Оплата отпуска Приказ по отпуску П-6 либо групповой П-7 Расчет з/п Расчет сумм налогов и сборов, начисляемых и удерживаемых из ФОТ, дополнительных начислений сумм к выплате Операции по каждому начислению и удержанию, по каждому сотруднику отдельно -

Таблица 2

Сотрудники Дата поступления, продолжительность основного и дополнительного отпуска Календари Нерабочие и праздничные дни Ставки налогов, льгот Ставки налогов, льгот, их шкалы с историей изменения Виды расчетов Список соответствия видов расчета хозяйственным операциям Хозяйственные операции Определенный набор проводок, который формируется при экспорте

Продолжительность отпуска

В соответствии со ст. 73 КЗоТ, в Украине 10 праздничных и нерабочих дней, которые увеличивают продолжительность отпуска, но не оплачиваются. Это 1 и 7 января, 8 марта, 1, 2 и 9 мая, 28 июня, 24 августа, а также первый понедельник после Пасхи и первый понедельник после Троицы.

Для того чтобы оформить сотруднику ежегодный отпуск, в первую очередь нужно определить его продолжительность. По закону продолжительность отпусков не зависит от режима (графика) работы предприятия, она рассчитывается в календарных днях. Основной отпуск составляет не менее 24 календарных дней за отработанный год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора. Для некоторых категорий работников Закон об отпусках (ст. 6), а также ряд других законов предусматривают более продолжительные отпуска. Кроме того, в соответствии со статьями 7, 8 и 19 Закона об отпусках, часть работников, связанных с вредными и тяжелыми условиями труда или особым характером труда, и часть работников, имеющих детей, имеют право на ежегодный дополнительный отпуск. При определении продолжительности отпуска не принимаются во внимание праздничные и нерабочие дни, при этом эти дни не оплачиваются.

Данные о продолжительности ежегодного основного и дополнительного отпусков хранятся в справочнике "Сотрудники". На рис. 1 приведена экранная форма справочника. Информация о дате приема используется для определения рабочего года, за который предоставляются отпуска.

Рисунок 1

Для того чтобы программа правильно учитывала продолжительность рабочего времени в месяце с учетом выходных и праздничных дней, используется механизм "календарей" и "графиков работ". Для задания количества рабочих часов в месяце используются специальные календари (меню Операции/Календари). Набор различных календарей с указанием количества часов для каждого рабочего дня входит в поставку программы (рис. 2).

Рисунок 2

При переходе к новому периоду (месяцу) нужно заполнить для него календарь. Это можно сделать, нажав кнопку Автозаполнение и тем самым подставив для каждого рабочего дня указанное количество часов. После этого внести изменения, связанные с праздниками.

На рис. 2 выставлена дата 16.06.03, рабочее время - 0.00 часов, т. к. 16.06.03 - выходной, предоставляемый за праздник Троицы. В июне есть еще один такой день - 30.06.03, т. к. на субботу (28.06.03) приходится День Конституции Украины. Эти дни не будут оплачены при предоставлении отпуска. Источником информации для выставления календарей в программе служит ежегодное письмо Минтруда Украины "О норме продолжительности рабочего времени на 200х год", с которым и сверяют продолжительность рабочего времени помесячно. Лучше всего установить календари при выходе письма сразу на весь год, но по крайней мере нужно установить календарь на месяц до начала работы с документами месяца.

Напомним, что каждый расчетный период (месяц) в конфигурации "Зарплата + Кадры" начинается со смены периода расчета (Действия/Сменить период расчета). После этого вводится документ "Начало месяца", задачей которого является определение и внесение в журнал расчета начальных сальдо по сотрудникам. Учет рабочего времени в программе производится методом обязательного табелирования, прямым либо обратным способом (задается константой Способ учета отработанного времени). Табель и документы по учету отклонений от норм использования рабочего времени (к которым относится и отпуск) должны быть проведены и рассчитаны до документа "Расчет з/п".

Оформление отпуска

В соответствии с Законом об отпусках, на предприятии составляется график отпусков, с которым должны быть ознакомлены сотрудники. За две недели до начала отпуска собственник должен письменно уведомить работника о его начале. Это можно сделать либо в произвольной форме, либо ознакомить работника под роспись с приказом об отпуске.

"Приказ об отпуске" - распорядительный документ по личному составу, он имеет типовую форму П-6, утвержденную приказом Министерства статистики №253 (либо П-7, если в отпуск идет группа работников, тогда к такой форме приказа отдельно составляется расчет отпускных). Приказ составляется на основании заявления работника. Если речь идет о творческом, учебном и других подобных отпусках, нужны дополнительные документы в 2-х экземплярах (например, вызов на сессию). Один экземпляр находится в кадровой службе (на его основании делается запись в личной карточке работника), другой - в бухгалтерии. На многих предприятиях оформление отпуска полностью возложено на бухгалтерскую службу. Учет отпусков в программе относится к учету отклонений от норм использования рабочего времени. Документ можно ввести через меню Документы/Отклонения. Эти документы хранятся в журнале "Отпуска".

Пример. Согласно заявлению бухгалтера ООО "Добро" Глашко Т. И. составим приказ по отпуску с 09.06.2003 г. (экранная форма представлена на рис. 3)

Рисунок 3

При формировании "Приказа об отпуске" необходимо выбрать тип отпуска: ежегодный, учебный, творческий и другие (согласно классификации, приведенной в Законе об отпусках). Задаются реквизиты хозяйственной операции, при экспорте которой будут формироваться бухгалтерские проводки по оплате отпуска (см. ниже "Бухгалтерский учет затрат на отпуск") и доплате до полного отпуска (если нужно).

Реквизит Способ ввода информации позволяет выполнить начисление отпускных двумя способами. Обычно используется вариант Ввести отпускные сразу, при этом отпускные записи вносятся в журнал расчетов "Зарплата" при проведении документа. В случаях, когда отпускные должны выплачиваться регулярно в течение длительного времени (например, по уходу за ребенком), используется вариант Зарегистрировать. При этом разовые записи в журнал расчетов не вносятся, а в справочнике дополнительных расчетов по сотруднику появятся элементы для основной и дополнительной оплаты. В журнал расчетов "Зарплата" они будут внесены при проведении документа "Расчет з/п".

В табличной части выбирается сотрудник и дата начала отпуска. В качестве количества дней положенного ему основного и дополнительного отпуска будут предложены значения из справочника "Сотрудники". При необходимости значения могут быть изменены. Здесь же указываются название дополнительного отпуска и рассчитанные суммы фактического и полного среднего заработка.

Расчет среднего заработка за прошедшие 12 месяцев производится нажатием кнопки Рассчитать>>. Он выполняется специальным подчиненным документом. Посмотреть документ можно после первого расчета нажатием кнопки Посмотреть (рис. 4). Результат расчета в виде суммы заработка в день подставляется в соответствующие поля.

Рисунок 4

Результат проведения документа "Приказ по отпуску" в журнал расчета "Зарплата" представлен на рис. 5. Как видно, для сотрудника Глашко Т. И. сформированы две записи: отдельно начислены суммы отпускных за июнь и суммы, приходящиеся на июль, поскольку отпуск затрагивает два периода.

Рисунок 5

Выплата отпускных сумм

За три дня до даты начала отпуска работодатель должен выплатить работнику сумму отпускных. В конфигурации для этого используется документ "Платежная ведомость" (рис. 6). Ввести его можно через меню Документы/Расчет и выплата зарплаты. Документы хранятся в журнале "Касса". Выплата отпускных относится к межрасчетным выплатам. При выборе вида межрасчетной выплаты в графах "К выплате" и "Выплачено" появятся суммы, начисленные сотрудникам по записям в журнале "Зарплата".

Рисунок 6

После расчета и проведения документа в журнал "Зарплата" будут внесены записи с видами расчета Выплата через кассу. Документ позволяет получить печатные формы платежной ведомости и расходного кассового ордера для выплаты через кассу. Отметим, что при получении средств в банке на выплату зарплаты (отпуск относится к дополнительной зарплате) придется уплатить все полагающиеся взносы. Пенсионный фонд и Фонд страхования от несчастного случая на производстве требуют платить их при каждом получении зарплаты, остальные фонды - при получении зарплаты за вторую половину месяца. Подоходный нужно уплатить в ближайшую выплату зарплаты на предприятии. В момент уплаты часть сумм мы можем рассчитать только приблизительно, однако до того, как обязательства станут согласованными, в соответствии с Законом №2181 2 2 Закон Украины от 21.12.2000 г. №2181-ІІІ "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" (с изменениями и дополнениями).

Бухгалтерский учет затрат на отпуск

В бухгалтерском учете есть два варианта учета затрат на отпуск - с использованием резерва начисления отпускных и без него. Бухгалтер может выбрать любой из них. В типовой конфигурации "Зарплата + Кадры" хозяйственные операции, соответствующие виду расчета Отпускные, не предусматривают использования резерва. При экспорте данных в бухгалтерские конфигурации будут сформированы проводки (рис. 7).

Рисунок 7

Однако если суммы велики, то для их равномерного распределения целесообразно вести учет с использованием резерва (для этого предусмотрен счет 471). Для этого:

- на основании имеющейся операции создадим новую - Отпуска за счет резерва, в которую добавим еще одну проводку: Д-т 471 К-т 661;

- в каждую хозяйственную операцию по удержаниям налогов и сборов добавим запись: Д-т 471 К-т 65х;

- в справочнике "Виды расчетов" и в "Приказе по отпуску" указать новую операцию.

После этого при экспорте проводок будет использоваться резерв (счет 471). Создать этот резерв можно и в конфигурации, куда вы производите импорт. Создается он в сумме фактических затрат на оплату труда, умноженных на среднегодовой плановый процент отпускных в фонде заработной платы (с учетом начислений).

Начисления и удержания с отпускных сумм

Расчет удержаний налогов и сборов со всех видов сумм, в том числе и с отпускных, а также прочих удержаний. производит документ "Расчет з/п". При этом используются ставки и шкалы налогов и сборов, которые хранятся в справочнике "Налоги, льготы и прочее". На рис. 8 приведен фрагмент журнала расчетов "Зарплата" с записями видов расчетов Подоходный и Безработица. Как видно, в базу для удержания подоходного налога и взноса в Фонд содействия занятости населения включены только отпускные, относящиеся к текущему месяцу. Отпускные, приходящиеся на следующий месяц, будут учтены в следующем периоде расчетов.

Рисунок 8

Для получения сводных данных по начислениям и удержаниям за произвольный расчетный период служит отчет "Свод начислений и удержаний".

Отчеты по отпускам

Для контроля за использованием сотрудниками положенных отпусков, их оплаты, выплаты компенсаций служит отчет "Отпуска". Такой отчет можно сформировать в трех видах:

- по списку;

- по оплате;

- по использованию отпусков.

На рис. 9 сформирован отчет по использованию отпусков. Этот отчет предусматривает расшифровку строк, на рисунке расшифрована оплата отпуска.

Рисунок 9

Наши поздравления фирме "1С", лауреату VII Национальной премии России, получившей "Золотой диплом-2003 за безупречную деловую репутацию" и "Хрустальную звезду" - символ информационной прозрачности.