Ежегодная конференция «Использование программных продуктов 1С в учебных заведениях»
Компьютерные технологии и моделирование на современном этапе являются основой ведения учета и составления отчетности по всем участкам работ. Реализация этих технологий и моделей осуществляется на базе специализированных программных пакетов и может быть дополнена стандартным прикладным программным обеспечением. Такое дополнение связано с тем, что малые предприятия имеют весьма ограниченные средства для покупки специализированных программ и ведут учет в основном с использованием конфигурации «Бухгалтерский учет». В данной работе представим модель учета отпускных, реализованную в системе программ «1С:Предприятие» конфигурации «Бухгалтерский учет» на платформе 8.1.
Начальным этапом моделирования является постановка задачи: выявление проблемы, формирование информационной базы, выявление взаимосвязей и определение алгоритмов расчета. Рассмотрим процедуру предоставление отпуска работнику. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники. Об этом сказано в ст. 21 Трудового кодекса РФ. За то время, пока работник находится в отпуске, за ним сохраняются должность и средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, причем в расчет берется календарный год. Год отсчитывается с момента поступления человека на работу. Когда подходит время отпуска, руководитель издает приказ, в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании будут начислены отпускные. Отпуска бывают основными и дополнительными. Право на дополнительный оплачиваемый отпуск регулируется нормами законодательства. Для определения общей продолжительности отпуска следует к основному отпуску прибавить дополнительный, поэтому если работник заболел во время отдыха, то его отпуск будет продлен на число календарных дней, когда он был на больничном (ст. 124 Трудового кодекса РФ). Дополнительный отпуск можно перенести на следующий год или заменить денежной компенсацией. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.
Определение среднего заработка для расчета отпускных лежит в основе расчетных алгоритмов. Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок. Средний заработок при расчете отпускных определяется в соответствии с Порядком расчета среднего заработка, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Действует данное Постановление с 6 января 2008 г. Это Положение применяется для всех случаев расчета среднего заработка, предусмотренных ТК РФ, кроме оплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Средний заработок определяется следующим образом: складывают зарплату за последние двенадцать календарных месяцев, полученный результат делят на сумму среднемесячного числа календарных дней в месяце, определяемых в соответствии с фактически отработанными месяцами.
Для расчета среднемесячного числа календарных дней в отработанных месяцах используется следующий алгоритм:
- в случае, когда полностью отработаны все дни, то учитываемые дни равны расчетному коэффициенту, используемому при расчете среднедневного заработка для оплаты отпускных (29,4),
- в случае, когда в расчетном месяце есть календарные дни, в которые сотрудник отработал не полностью, то учитываемые дни в неполном календарном месяце определяется путем деления среднемесячного числа календарных дней на количество календарных дней в этом месяце и умножения на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Для расчета количества календарных дней, приходящихся на отработанное время, необходимо количество календарных дней в месяце уменьшить на период, пропущенный сотрудником.
- за расчетный период сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 4 Положения о средней зарплате, то средний заработок считают исходя из заработной платы, начисленной за предыдущий расчетный период;
- за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из зарплаты, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, когда он пошел в отпуск.
Рассмотрим подробнее алгоритм начисление отпускных. Сумма отпускных определяется умножением среднего заработка на количество дней отпуска. По общему правилу рассчитаться с отпускником работодатель обязан не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Средства, потраченные на отпускные, включают в состав расходов на оплату труда (ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Делается это по правилам, предусмотренным в ст. 255 Налогового кодекса РФ. Налоговый кодекс в п. 7 ст. 255 указывает, что расходы на оплату труда, к которым относят и отпускные, можно учесть при налогообложении.
Автоматизация расчета отпускных в «1С:Бухгалтерия 8» осуществляется поэтапно: подготовка нормативно-справочного массива, начисление отпускных и НДФЛ, расчеты ЕСН, выплата отпускных. Характеристика начислений организации задается в плане видов характеристик «Основные начисления организации», который описывает множество однотипных объектов аналитического учета (см. Рис.1). В нем задаются параметры начисления для расчета заработной платы в целом и расчета отпускных в частности: налогооблагаемой базы и величина ставка как для расчета НДФЛ, так и для ЕСН, корреспонденция счетов, на основании которых в последствии будут формироваться регистры проводок бухгалтерского и налогового учета.
Рис. 1. Форма «Основные начисления организации»
Так как по каждому начислению возможно задать только одну корреспонденцию счетов, то следует задать столько начислений, сколько потребуется для ввода и формирования проводок, например, для расчета отпускных работникам торговли следует создать два вида начислений «Отпуск текущего месяца (торговля)» и «Отпуск будущего месяца «. На рисунке 2 показано диалоговое окно (форма) вида начисления «Отпуск текущего месяца (торговля)».
Рис. 2. Шаблон расчета отпускных.
Аналогично задается характеристика расчета «Оплата отпускных будущего периода» План видов расчета «Основные начисления организации». Для того чтобы автоматизировать этот процесс начисления отпускных предлагается разработать шаблон документа «Расчет отпускных» в табличном редакторе EXCEL. Разработанный шаблон документа представлен на рисунке 3. В шаблоне ячейки, в которых ведется расчет по формулам, рассчитываются автоматически, в пустые клетки вводится следующая информация:
- А11 по А22 вносятся месяца расчета, согласно расчетного периода;
- В11по В22 определяются суммы начислений по каждому расчетному месяцу, которые входят в расчет среднего заработка. Для этого следует проанализировать виды начислений в каждом расчетном листке и просуммировать включаемые в расчет;
- С11 по С22 заполняется согласно календарю;
- D11 по D22 заполняется по табелю отработанного времени (записи должны быть подтверждены оправдательными документами (больничный лист, записка-расчет о представлении отпуска, приказ об отпуске и др.).
Рис. 3. Схема документооборота по расчетам за отпуск
Выполненные расчеты следует сохранять в отдельной папке, которая должна храниться в течение отчетного года. По данным, рассчитанным в ячейках С32 и С33 в программе «1С:Бухгалтерия 8» на дату выплаты отпускных согласно законодательству, создаются документы, порядок подготовки которых отражен в схеме, представленной на рисунке 34. В данной схеме представлены основные виды документов, создаваемые в процессе выполнения расчетов и подготовки отчетов за отпуск, перечень накопительных регистров, а также отчетные формы. В технологическом процессе выделяется два этапа, но принципиально иные по содержанию и функциям. Первый этап отвечает за формирование регистров накопления и формирует расчетные листки, ведомости и карточку НДФЛ аналогично специализированным программам по учету зарплаты. Второй - отвечает за формирование записей в журналах хозяйственных операций. Такая технология в целом аналогична технологии проведения расчетов по учету других видов начислений зарплаты и получения отчетных форм.
Программные продукты не всегда обеспечивают решение всех проблем, возникающих у конечного пользователя, поэтому для поиска способа реализации задачи можно использовать и типовое стандартное программное обеспечение в виде офисных программ, установленное практически на любом компьютере, поскольку собственно в основе печатных форм как отчетов, так и документов лежат табличные редакторы.
