Расчет отпускных, больничных и компенсации за неиспользованный трудовой отпуск в конфигурации "Бухгалтерский учет для гос. учреждений Казахстана, ред. 2.0", разработанной на основе "1С:Предприятие 8"

Начисление выплат работникам с использованием среднедневной заработной платы часто сопряжено с различными трудностями, т.к. бухгалтеру необходимо правильно определить период для расчета среднедневной заработной платы, суммы, включаемые в расчет, а также корректно применить коэффициент индексации.

Для того чтобы отразить факт ухода сотрудника в отпуск необходимо оформить документ «Приказ по отпуску», предназначенный для регистрации приказов по отпускам работников организаций. В документе «Приказ по отпуску» присутствует реквизит «Период регистрации», который введен для удобства пользователя, поскольку на основании приказа по отпуску может быть введен документ «Оплата по среднедневной зарплате».

В табличной части документа присутствуют следующие реквизиты:

• работник – работник организации, которому должен быть предоставлен отпуск;
• приказ – приказ о приеме на работу (этот реквизит становится видимым в том случае, если при настройке учетной политики по персоналу был установлен флаг «Поддержка внутреннего совместительства»);
• вид отпуска – вид начисления;
• дата начала – дата начала отпуска;
• дата окончания – дата окончания отпуска;
• пособие для оздоровления – установка этого флажка предполагает, что при начислении отпуска этому работнику будет начислено и пособие для оздоровления;
• количество окладов для расчета пособия – этот реквизит становится доступным для редактирования только при установленном флаге «Пособие для оздоровления» и предназначен для определения количества окладов пособия для оздоровления к отпуску (например, один или два оклада).

Кадровые документы, имеющиеся в конфигурации, в частности, документ Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение, Приказ по отпуску, позволяют распечатать форму приказа.

Как правило, каждый документ имеет две печатные формы: Приказ на список работников и Приказ на каждого работника. В случае, если в табличной части присутствует несколько работников и выбрана печатная форма Приказ на каждого работника, будет сформирована отдельная печатная форма приказа по каждому работнику, присутствующему в табличной части.

Для расчета начислений по среднедневной зарплате, в частности, оплаты отпускных и больничных, используется документ «Оплата по среднедневной зарплате». Документ может быть также введен на основании документов «Увольнение» (для расчета компенсации за неиспользованный отпуск) или «Приказ по отпуску» (для начисления отпускных). Рассмотрим механизм заполнения документа. В шапке документа заполняются реквизиты «Месяц начисления», «Работник» и «Приказ». Реквизит «Приказ» становится видимым, если при настройке учетной политики по персоналу был установлен флаг «Поддержка внутреннего совместительства».

Закладка «Условия» определяет основные параметры для расчета суммы начисления. Если в качестве вида начисления выбран вид расчета, у которого установлен способ расчета «По среднему заработку для отпуска» и не установлен флаг «Является компенсацией за неиспользованный отпуск», то в документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

• начало – дата начала периода, за который делается начисление;
• по – дата окончания периода, за который делается начисление;
• количество окладов пособия на оздоровление – если вид начисления является оплатой отпуска, то сотруднику может быть начислено пособие для оздоровления в размере одного или двух должностных окладов работника. При этом дополнительно указывается специфика пособия для оздоровления.

Если вид начисления, выбранный пользователем, является компенсацией за неиспользованный отпуск, то вид документа несколько меняется. В этом случае состав реквизитов на закладке «Условия» несколько меняется:

• дата увольнения – дата увольнения работника. На основании указанной даты увольнения впоследствии будет определяться период для расчета среднего заработка;
• количество дней – число дней компенсации.

Если документ «Оплата по среднедневной зарплате» вводится на основании документа «Увольнение», то эти реквизиты заполняются автоматически.
Если в качестве вида начисления выбран вид расчета со способом расчета «По среднему заработку для больничных», то на закладке «Условия» пользователю необходимо заполнить следующие реквизиты:

• начало – дата начала периода, за который должно быть сделано начисление;
• по – дата окончания периода, за который должно быть сделано начисление;
• вид ограничения – в том случае, если сумма оплаты пособия по временной нетрудоспособности должна быть ограничена пятнадцатью минимальными расчетными показателями, то необходимо выбрать «Общее ограничение»;
• больничный лист № – номер больничного листа;
• от – дата больничного листа.

В любом случае на закладке «Условия» может быть установлен или не установлен флаг «Учитывать классификацию расходов». Если этот флаг установлен, то при расчете среднего заработка будут учитываться только данные в пределах классификации расходов, выбранной пользователем. Таким образом, если заработная плата выплачивается работнику за счет нескольких источников финансирования (например, за счет бюджетных средств и за счет средств от реализации товаров, работ, услуг), то целесообразно установить этот флаг во избежание избыточного начисления по той или иной статьей бюджетной классификации и нецелевого использования бюджетных средств. Для этого, на закладке «Условия» присутствуют следующие реквизиты:

• источник финансирования – источник средств, за счет которых должно быть сделано начисление;
• программа – статья функциональной классификации расходов бюджета. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
• код платных услуг – код товаров, работ или услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
• специфика – статья экономической классификации расходов бюджета.

После заполнения закладки «Условия» необходимо нажать кнопку «Рассчитать». В результате расчета будут заполнены табличные части «Средний заработок» и «Оплата», расположенные на одноименных закладках.

При этом необходимо помнить о том, что сначала заполняется табличная часть «Средний заработок», а потом рассчитывается сумма начислений на закладке «Оплата». При определении периода, за который рассчитывается средний заработок, учитываются настройки регистра сведений «Способы расчета среднего заработка», в частности количество месяцев для расчета среднего заработка и признак расчета среднего заработка за полные месяцы. Следует помнить и о том, что если в регистре сведений «Способы расчета среднего заработка» на соответствующую дату не установлен флаг «Применять коэффициенты повышения», то средний заработок будут рассчитан без индексации.

Если в расчет среднего заработка включаются премии, то сумма премии будет распределена по ее периоду действия. Например, если средний заработок рассчитывается, начиная с марта, а в марте была начислена премия за первый квартал, то в расчет среднего заработка будет включена только мартовская часть суммы.

В некоторых государственных учреждениях база расчета среднего заработка для отпускных (больничных) и среднего заработка для оплаты командировки могут быть различны. Для этого в плане видов расчета «Начисления организации» для каждого вида начисления можно установить или сбросить флаг «Учитывать при оплате командировки».

При заполнении закладки «Оплата» суммы отпускных и больничных разбиваются по месяцам. При расчете отпускных в табличную часть может быть включена сумма пособия для оздоровления к отпуску. При начислении пособий по временной нетрудоспособности с общим ограничением делается проверка начисления больничных за этот период, то есть ограничение будет действовать для общей суммы всех пособий по временной нетрудоспособности, начисленных работнику за этот период.

Документ «Оплата по среднедневной зарплате» не формирует движений по регистрам накопления и является вспомогательным документом для расчета начислений по среднедневной зарплате. В дальнейшем этот документ учитывается при заполнении документа «Начисление зарплаты».

Документ имеет две печатные формы: «Справка по индексации» и «Отпускная записка» на казахском и русском языках.

Все проводки по начислению отпускных, больничных, пособий на оздоровление, а также компенсаций за неиспользованный трудовой отпуск отражаются в документе «Отражение зарплаты в учете».