aside
1st Dec 2011
Как не запутаться с оформлением больничных в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в ситуациях, когда сотрудники заболевают во время отпусков. Основные вопросы здесь: продлевать или нет отпуск, что делать с документами. Какие из них изменять, а какие можно оставить без корректировок. Решение зависит от того, в каком именно отпуске находился сотрудник, заболел ли он сам или член его семьи и был ли закрыт больничный до выхода на работу.
Что делать, если сотрудник заболел по время ежегодного отпуска
Начнем с оформления самого отпуска. В программе готовится приказ по форме Т-6. Для примера возьму стандартную ситуацию. Сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. На основании приказа бухгалтер рассчитывает отпускные выплаты (рис. 1). После этого в программе можно посмотреть отчет по остатку отпусков.
Рис. 1
По возвращении из отпуска сотрудник сообщает, что болел семь дней и предъявляет больничный лист, который надо провести в программе документом «Начисление по больничному листу» (рис. 2). На обороте листка в программе будут автоматически сторнированы начисления отпускных и проведены начисления по больничному. Отчет об остатке отпусков при этом программа поменяет сама. К отпуску прибавятся те дни, в течение которых сотрудник болел.
Рис. 2
Что делать дальше? Есть два варианта: либо продлить сотруднику отпуск сразу по его окончанию, либо перенести его на другой срок. Переносить отпуск надо только по письменному заявлению сотрудника. Даты выбираются с учетом пожеланий работника. Статья 124 Трудового кодекса ориентирует работодателей на это.
Между прочим, сотрудник имеет право сообщить работодателю о том, что он заболел и по телефону, и даже по почте, факсу или телеграммой. Важно, чтобы из этого сообщения было понятно, хочет ли работник переносить или продлевать отпуск из-за болезни.
Как правильно продлевать или переносить отпуск
Если сотрудник просит сразу продлить отпуск, бухгалтеру надо определить новую дату его окончания. Можно издать приказ о продлении отпуска, но, в принципе, это необязательный документ в случае, если сотрудник предъявил больничный лист.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в табель учета рабочего времени вносятся изменения: вместо кода «ОТ» проставляется «Б». Опять же, только тогда, когда на руках есть листок нетрудоспособности. Если больничный сотрудник не представил, то в табель можно внести только «НН» – отсутствие по невыясненным причинам.
Продление отпуска в программе оформляется только одним документом – «Начисление отпуска сотрудникам организации». Надо ввести новый документ, прописав в нем новые даты отпуска.
Рис. 3
При этом отчет по остатку отпусков будет выглядеть уже по-другому (рис. 4). Из него видно, что сотрудник уходил в отпуск на 14 дней, потом семь дней, которые он проболел, вернулись. В отчете изменения программа отметит красным цветом.
Рис. 4
Я проговорила, как действовать бухгалтеру, если сотрудник просит продлить отпуск. Теперь о ситуации, когда работник пишет заявление о переносе отпуска. В программе надо сформировать новый приказ по форме Т-6. В табель учета рабочего времени и график предоставления отпусков в графы 8, 9, 10 вносятся соответствующие изменения (рис. 5). Далее надо рассчитать отпускные, исходя из нового расчетного периода.
Рис. 5
Как оформить больничный во время отпуска за свой счет или по уходу за ребенком
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник заболевает во время отпуска за свой счет. Если уже после того, как сотрудник должен был вернуться на работу, он продолжает болеть, больничный надо рассчитать со дня окончания отпуска.
В табеле учета рабочего времени отпуск за свой счет помечается кодом «ДО» – «Дополнительный отпуск». Менять дни, в течение которых сотрудник болел во время такого отпуска, на код «Б» не надо. Соответственно, больничный лист в табеле никак не отражается. А вот дни болезни, длящиеся после окончания отпуска, надо пометить кодом «Б». В общем, после внесения изменений в табель никаких дополнительных документов в программе проводить не надо.
Следующий случай: во время отпуска сотрудника заболевает его ребенок. По статье 124 Трудового кодекса отпуск в этом случае не продлевается. Больничный сотруднику выдается со дня, когда родитель должен был приступить к работе. Это правило прописано в пункте 42 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514. Больничный, который был выписан сотруднику во время отпуска ребенка, оплачивать не надо.
И последняя ситуация: сотрудник заболевает во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае оплачивать больничный тоже не надо. Отпуск по уходу за ребенком не продляется. Проводить в программе никаких документов по двум последним случаям получения сотрудником больничного не надо.
UPD:
При оформлении больничного листа во время отпуска, конфигурация сторнирует дни отпуска, которые приходятся на время больничного. Чтобы скорректировать отпуск, необходимо зайти в документ «Начисление отпуска», нажать кнопку «Изменить».
При этом будет создан документ-исправление «Начисление отпуска», в котором необходимо вручную изменить дату окончания отпуска на реальную, а затем провести документ и сделать перерасчет зарплаты в текущем периоде.
